Slopat krav på papperskvitto – tänk på detta och digitalisera din bokföring

Du har säkert inte missat att en efterlängtad lagändring trädde i kraft den 1 juli? Företagare har länge sett fram emot att slippa spara alla papperskvitton. I stället räcker det att spara en fotad kopia av kvittot som underlag för bokföringen. Det är en efterlängtad lagändring som kommer spara både tid och pengar. Men är det bara att kasta kvittot – eller är det något mer du behöver tänka på? Och om du vill digitalisera din verksamhet på riktigt – borde du inte ta ett steg till?

Bokföringslagen ändrades den 1 juli och nu är det tillåtet att överföra ett papperskvitto till digital form och kasta det ursprungliga papperskvittot direkt. Samma sak gäller en leverantörsfaktura som företaget fått i pappersform – när den har skannats in kan man kasta pappersfakturan.  En förutsättning för att kunna kasta originalhandlingen är att all information överförs korrekt och utan förlust eller förändring.  

Bokföringsnämnden förtydligar regeln 

I lagen har man ytterligare preciserat att uppgifter inte får försvinna i överföringen med hänsyn till ”tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter”.  

Vad menar då lagstiftaren med det?  

Det är en fråga som Bokföringsnämnden har till uppgift att svara på. Denna statliga myndighet har bland annat till uppgift att förtydliga bokföringslagen. Reglerna om detta finns i Bokföringsnämndens vägledning om Bokföring. I början av sommaren presenterade Bokföringsnämnden förslag till vilka förutsättningar som ska vara uppfyllda för att ett företag ska kunna kasta den ursprungliga handlingen. Enligt tidsplanen ska reglerna beslutas i början av hösten – så kanske är beslutet fattat nu när du läser den här artikeln? 

Enligt förslaget ansvarar företaget självt för att den tekniska lösningen och de organisatoriska åtgärderna fungerar så att inga uppgifter förändras eller försvinner under överföringen 

 Vidare skriver Bokföringsnämnden att det till exempel kan handla om kontrollfunktioner i programvaran och utrustningen. Viktigt med fungerande rutiner Företaget behöver också ha rutiner och kontrollfunktioner för att säkerställa att alla uppgifter finns med på ett kvitto som fotats eller en faktura som skannats.  

Det är i företagets intresse att säkerställa att rutinerna fungerar vid överföringen. Om ett kvitto fotats slarvigt och inte alla uppgifter finns med, kan man förlora viktig information om vad som köpts in. Likaså om bara första sidan av fakturan skannas in, men inte baksidan med detaljerad information om inköpet. Bra rutiner är avgörande! 

Krav i annan lagstiftning 

Det är viktigt att notera att vissa lagar, som tullagstiftningen eller regler i andra länder, fortfarande kan kräva att originalfakturor sparas. Företag som berörs av dessa krav behöver spara originalen även om inte bokföringslagen kräver det. 

Digitalisera på riktigt 

Det här är som sagt en efterlängtad lagändring – men är det ett tillräckligt steg om man vill digitalisera sin verksamhet? Naturligtvis inte – det här är bara en åtgärd som minskar den administrativa kostnaden men innebär inte en digitalisering på riktigt. För att verkligen dra nytta av digitaliseringens fördelar, bör företagare sikta på att använda digitala kvitton och riktiga e-fakturor som inte är PDF-filer utan kan integreras direkt i bokföringssystemen. 

Oavsett hur långt du som företagare har kommit på din digitaliseringsresa så kan en Auktoriserad Redovisningskonsult eller Auktoriserad lönekonsult ge dig rätt stöd och råd på vägen. De kan sätta upp bra rutiner för överföringen från papper till digitalt och hjälpa dig att ta nästa steg på digitaliseringsresan. 

The post Slopat krav på papperskvitto – tänk på detta och digitalisera din bokföring appeared first on Tidningen Konsulten.



Hyr du in konsulter? Nu får 24-månaders regeln effekt

Effekten av LAS och hanteringen av konsulter via uthyrning blir tydlig den 1 oktober 2024 när den så kallade 24-månadersregeln träder i kraft. Pernilla Levén Mohn, HR-chef på Poolia, …

Så bidrar redovisnings- och lönekonsulter till företagets framgång

Som företagare är du ständigt upptagen med att driva verksamheten framåt, samtidigt som du måste hålla koll på nya regelverk, ekonomi och skydda företaget mot brott. Genom att samarbeta …

Skydda företaget mot penningtvätt – här är de vanligaste metoderna

Tyvärr blir det allt vanligare att kriminella nätverk nyttjar företag för att tvätta pengar och dölja brottslig verksamhet. Detta kan drabba alla branscher och företag. Finanspolisen och …

Så skyddar du BRF:en mot ekonomisk brottslighet

Den ekonomiska brottsligheten mot bostadsrättsföreningar ökar. Den senaste tiden har det uppmärksammats hur ekonomiska brottslingar plundrar föreningarna. Här berättar vi hur du skyddar …

Nu kompenseras personer födda 1957

Riksdagen har beslutat om att personer som är födda 1957 ska kompenseras för den uteblivna skattesänkningen för beskattningsåret 2023. Kompensationen, som motsvarar den skattelättnad det …

Lina Andersson: Allt fler kunder ställer krav på att vi ska arbeta hållbart

Home of Textile säljer dekor, möbler och textil till projektkunder, butiker, E-handlare och direkt till konsument. De senaste åren har de tagit stora steg mot hållbarhet, trots att de är ett …

Anlitar du sommarvikarier? Tänk på detta!

Ungdomar har svårare att bedöma risker och konsekvenser av olika handlingar, till skillnad mot de flesta vuxna. Därför är det extra viktigt ta sitt ansvar som arbetsgivare om du anlitar …

Muntliga avtal gäller i de flesta fall men bör undvikas

För att undvika ord-mot-ord-situationer är skriftliga avtal mellan arbetsgivare och anställda att rekommendera. Det är viktigt särskilt ur arbetsgivarsynpunkt eftersom den anställde vid en …

Konkurserna ökar – vad tänka på?

Antalet konkurser var 2023 det hösta sedan finanskrisen på 90-talet och trots att våren nu är här syns ingen ljusning. Det ligger många riskfaktorer bakom den ökade konkursvågen enligt …

En guide: E-faktura eller PDF-faktura – vad ska du välja och hur kommer du igång

I takt med att allt fler affärsprocesser digitaliseras, blir frågan om hur fakturering ska ske allt mer aktuell. För många innebär detta ett vägval mellan PDF-faktura och e-faktura. Vad är …

Senaste nytt